Часть I · Основы
Бухгалтерский учёт простыми словами
Бухгалтерский учёт — это непрерывная запись всего, что происходит с деньгами и имуществом компании: продали, купили, заплатили, получили, задолжали. Из этих записей потом сами собой получаются отчёты: сколько компания заработала, что у неё есть, кому она должна и сколько налога платить. Ledgr ведёт учёт за вас: вы выставляете счета, вносите расходы, загружаете выписки — а записи в книгах программа делает сама по правилам, которые описаны ниже. Понимать эти правила полезно, чтобы читать отчёты и находить ошибки.
Двойная запись: дебет и кредит
Любая операция затрагивает минимум два места сразу. Продали товар в долг — выросла выручка, и одновременно вырос долг клиента перед вами. Заплатили аренду с банка — уменьшились деньги в банке, и одновременно появился расход. Поэтому каждая операция записывается дважды: одна сторона называется дебет (Дт, debit), другая — кредит (Кт, credit), и суммы по обеим сторонам всегда равны. Это и есть двойная запись (double-entry). Она даёт встроенную проверку: если суммы дебета и кредита по книгам не сходятся — где-то ошибка.
Слова «дебет» и «кредит» здесь не значат «плюс» и «минус» и не связаны с кредитом в банке. Это просто левая и правая колонка. Что увеличивается дебетом, а что кредитом, зависит от типа счёта:
| Группа счетов | Увеличивается | Уменьшается | Примеры |
|---|---|---|---|
| Активы — что у компании есть | по дебету | по кредиту | деньги в банке, долги клиентов, НДС к возмещению |
| Обязательства — что компания должна | по кредиту | по дебету | долги поставщикам, НДС к уплате, налог на прибыль |
| Капитал — вложено собственниками и заработано | по кредиту | по дебету | уставный капитал, нераспределённая прибыль |
| Доходы | по кредиту | по дебету | продажи, услуги, прочие доходы |
| Расходы | по дебету | по кредиту | зарплата, аренда, коммунальные, комиссии банка |
Пример: компания выставила клиенту счёт на AED 1 000 плюс НДС 5 %. Ledgr сделает такую запись:
| Дт | 1200 Дебиторская задолженность (долг клиента) | 1 050,00 |
| Кт | 4100 Продажи (выручка) | 1 000,00 |
| Кт | 2200 НДС к уплате (исходящий НДС) | 50,00 |
Когда клиент заплатит, появится вторая запись: Дт «Банк» 1 050 — Кт «Дебиторская задолженность» 1 050. Долг клиента обнулится, деньги в банке вырастут. Выручка второй раз не появится: она была признана в момент счёта.
План счетов
План счетов (chart of accounts) — это список «ящиков», по которым раскладываются все записи. У каждого счёта есть код и название. В Ledgr новый план счетов создаётся вместе с компанией и подходит для типичной торговой или сервисной компании в ОАЭ:
- 1000 Активы: 1110 Касса, 1120 Основной банковский счёт, 1200 Дебиторская задолженность, 1300 НДС к возмещению (входящий), 1400 Запасы, 1500 Расходы будущих периодов, 1600 Основные средства, 1900 Невыясненные суммы;
- 2000 Обязательства: 2100 Кредиторская задолженность, 2200 НДС к уплате (исходящий), 2300 Начисленные расходы, 2400 Налог на прибыль к уплате, 2500 Резерв выплат при увольнении (end of service);
- 3000 Капитал: 3100 Уставный капитал, 3200 Нераспределённая прибыль, 3300 Изъятия собственника;
- 4000 Доходы: 4100 Продажи, 4200 Доходы от услуг, 4900 Прочие доходы, 4910 Курсовые разницы, 4920 Округления;
- 5000 Себестоимость: 5100 Себестоимость проданных товаров;
- 6000 Операционные расходы: 6100 Зарплата, 6200 Аренда, 6300 Коммунальные, 6400 Канцелярия, 6500 Командировки, 6600 Реклама и маркетинг, 6700 Юридические и консультационные услуги, 6800 Комиссии банка, 6850 Связь и интернет, 6900 Прочие расходы.
Каждый новый банковский счёт, добавленный в разделе «Банк», становится отдельным счётом в группе «Деньги» (например, 1130). В отчётах названия показываются на языке интерфейса.
Проводка, журнал, период
- Проводка (journal entry) — одна запись по правилу двойной записи: несколько строк Дт и Кт с равными суммами и датой. Каждый проведённый документ в Ledgr (счёт, оплата, расход, строка выписки) создаёт свою проводку автоматически.
- Журнал (general ledger) — все проводки по порядку. Из журнала собираются остатки по каждому счёту, а из остатков — отчёты.
- Оборотно-сальдовая ведомость (trial balance) — таблица: остаток на начало, обороты по дебету и кредиту, остаток на конец по каждому счёту. Её первой просит аудитор.
- Период — месяц, квартал или финансовый год, за который считаются отчёты и налоги. Финансовый год в ОАЭ обычно совпадает с календарным, но может быть и другим.
- Закрытие периода (period close) — проверка, что всё за месяц внесено и сверено, и блокировка: после неё задним числом в закрытый период ничего не провести. Так цифры в сданной декларации или отправленном отчёте не меняются незаметно.
Метод начисления и кассовый метод
При методе начисления (accrual basis) доход признаётся, когда вы его заработали (выставили счёт, оказали услугу), а расход — когда он возник (получили счёт от поставщика), независимо от того, когда прошли деньги. При кассовом методе (cash basis) — только когда деньги пришли или ушли.
В ОАЭ нужен метод начисления. Корпоративный налог считается от прибыли по финансовой отчётности, которую составляют по МСФО (IFRS), а МСФО требуют начисления; кассовый метод допускается только для небольших компаний с выручкой до AED 3 млн. НДС тоже возникает не по факту оплаты, а в момент поставки или выставления счёта. Поэтому Ledgr ведёт учёт методом начисления: выручка — по дате счёта, расходы — по дате счёта поставщика, а деньги — отдельно, по датам оплат.
Валюта
- Базовая валюта (functional currency) компании в ОАЭ — дирхам (AED). В ней ведутся книги, отчёты и налоги.
- Дирхам привязан к доллару США: 1 USD = 3,6725 AED. Поэтому долларовые суммы пересчитываются в дирхамы по постоянному курсу; для других валют (EUR, GBP и т. п.) курс меняется каждый день.
- Для НДС суммы в иностранной валюте пересчитываются в дирхамы по курсу Центрального банка ОАЭ на дату поставки, а сумма НДС в дирхамах указывается в налоговом счёте.
- Курсовая разница (FX gain/loss) появляется, когда курс на дату оплаты отличается от курса на дату счёта. Она относится на счёт 4910.